23 maio - 2025

Como reduzir os custos de impressão na sua empresa: dicas e estratégias eficientes

As finanças têm um peso crucial em uma empresa. Afinal, as receitas devem ser superiores às despesas para que gere lucro e garanta a continuidade dos negócios. 

 

Uma das formas de atingir esse objetivo é reduzir as despesas ao mínimo, mesmo nas pequenas coisas. Existem diversos pontos que devem ser levados em conta. Um deles é o de reduzir os custos de impressão na sua empresa, pode parecer ser algo menor, mas acredite, é realmente eficaz. O uso consciente de impressoras, a digitalização de documentos e a revisão de políticas internas podem gerar outras economias significativas.

 

Além do impacto financeiro direto – como a diminuição do consumo de papel, tinta e manutenção de equipamentos – há também benefícios ambientais significativos, como a menor geração de resíduos, a redução na emissão de carbono associada à produção e o descarte de materiais. 

 

Por que reduzir os custos de impressão é essencial para as empresas?

Gastos com papel, toner, manutenção de equipamentos e energia elétrica são contínuos e muitas vezes passam despercebidos, mas se somados, podem comprometer uma parte relevante dos recursos da empresa. 

 

Além disso, a ausência de uma gestão de impressões eficiente pode gerar desperdícios e retrabalho, afetando diretamente a produtividade das equipes. Medidas que podem ser adotadas: implementar controle e soluções de impressão, como o monitoramento do que é impresso; digitalização de processos; políticas de uso consciente, não apenas otimiza os recursos, como também libera tempo e infraestrutura para atividades mais estratégicas. 

 

Estratégias práticas para economizar com impressões

 

A economia de impressão é uma meta viável e estratégica para empresas que buscam reduzir custos operacionais sem comprometer a produtividade. 

 

Implementação de uma Política de Impressão

Algumas ações práticas podem ser adotadas, começando pela implementação de uma Política de Impressão. Estabelecer regras claras para o uso de impressoras, como permitir apenas impressões em preto e branco ou frente e verso por padrão, além de definir limites mensais por departamento ou usuário, ajuda a controlar o consumo excessivo. Esse controle de impressões deve ser implementado e divulgado dentro da empresa para que todas as equipes tenham ciência do uso racional dos papéis e insumos.

 

Monitoramento e controle de impressões

Realizar um monitoramento e controle de impressões ao racionalizar e permitir imprimir somente o essencial são formas de introduzir a redução de desperdícios em diversos itens do escritório. Existem até ferramentas como Papercut, Print Audit e Equitrac que ajudam a rastrear o volume de impressões, identificam desperdícios e geram relatórios por setor, promovendo maior responsabilidade no uso e na eficiência operacional. O acompanhamento em tempo real facilita a tomada de decisões e a correção de excessos rapidamente.

 

Adoção de impressoras mais eficientes

Substituir equipamentos obsoletos por impressoras multifuncionais modernas, que consomem menos energia e possuem maior rendimento por cartucho, garante economia a longo prazo. Além disso, manter o parque de impressoras atualizado reduz falhas técnicas e custos de manutenção.

 

Treinamento de colaboradores

Promover a conscientização sobre boas práticas, como evitar impressões desnecessárias ou revisar arquivos antes de imprimir, gera uma cultura organizacional mais sustentável. Incentivar o uso digital e o arquivamento eletrônico também contribuem para reduzir o volume de impressos. Com uma equipe bem treinada é possível até implantar manutenção preventiva do equipamento, evitando gastos maiores posteriormente.

 

Melhores práticas de sustentabilidade e redução de desperdício

Adotar melhores práticas de sustentabilidade corporativa na impressão é uma atitude cada vez mais valorizada nas empresas que buscam aliar eficiência operacional à responsabilidade ambiental. 

 

Redução do uso de papel

 

Um dos principais focos deve ser a redução de papel, que pode ser alcançada por meio da digitalização de processos, como o uso de assinaturas eletrônicas, armazenamento em nuvem e comunicação digital. Quando a impressão for realmente necessária, é possível economizar adotando práticas como a impressão frente e verso (diminui o uso de papel), ajustes de layout para reduzir o número de páginas e a padronização para imprimir em preto e branco.

 

Reciclagem de materiais de impressão

Outra frente importante que as empresas devem ficar atentas é a reciclagem de materiais de impressão, especialmente cartuchos e toners, que muitas vezes são descartados de forma incorreta e poluem o meio ambiente. Participar de programas de logística reversa oferecidos por diversos fabricantes, garante o retorno adequado desses materiais para reaproveitamento ou descarte seguro. Além disso, incentivar internamente a separação correta desses resíduos e buscar parcerias com empresas especializadas contribuem para a redução do impacto ambiental.

 

O papel da tecnologia na otimização dos custos de impressão

A tecnologia tem papel fundamental na otimização dos custos de impressão nas empresas, permitindo maior controle, economia e impressoras eficientes.

 

Soluções de outsourcing de impressão

 

Uma das soluções mais eficazes nesse sentido é o outsourcing, que consiste na terceirização completa da gestão do ambiente de impressão. Com isso, a empresa elimina a necessidade de altos investimentos em compra de equipamentos, insumos e manutenção, transferindo essas responsabilidades para um fornecedor especializado. Além da redução de custos diretos, o outsourcing garante suporte técnico contínuo e atualização tecnológica constante.

 

Softwares de gestão de impressão

Outra ferramenta estratégica são os softwares de gestão de impressão, que permitem acompanhar em tempo real o volume de impressões por usuário ou departamento, estabelecer cotas de uso e gerar relatórios detalhados. Esses recursos facilitam a identificação de desperdícios, promovem o uso consciente e ajudam na definição de políticas mais eficientes.

 

Entre os softwares mais utilizados no mercado, destacam-se Papercut, Equitrac, Print Audit e SafeQ, todos com funcionalidades robustas voltadas ao controle e à economia e alguns utilizados para o monitoramento de impressão.

 

Então, como integrar economia, eficiência e sustentabilidade

 

Agir estrategicamente é fundamental para o sucesso financeiro, pois as despesas de impressão, embora muitas vezes deixadas de lado, podem impactar significativamente o orçamento da empresa. 

 

Adotar práticas sustentáveis e eficientes, como a implementação de políticas de impressão claras, o monitoramento do uso das impressoras e insumos, a adoção de equipamentos mais eficientes e o treinamento de colaboradores contribuem para atingir o objetivo de reduzir desperdícios.

 

Além disso, a importância de reciclar materiais de impressão e o uso da tecnologia para otimizar os custos, como o outsourcing de impressão e softwares de gestão, são ações que podem ser implementadas a fim de atingir a redução das despesas. Ao adotar essas práticas gradualmente, as empresas podem esperar ganhos financeiros a médio e longo prazo, como a redução dos gastos com papel, tinta e manutenção de equipamentos, além de benefícios ambientais significativos, como a diminuição da geração de resíduos e da emissão de carbono.